Van Rhijn Bouw is een solide familiebedrijf met inmiddels 80 medewerkers, gespecialiseerd in projectontwikkeling, nieuwbouw, renovatie en onderhoud. In een sector die continue in beweging is en steeds complexer wordt, ziet Van Rhijn Bouw informatiebeheer als een cruciale bouwsteen van haar projecten.
Informatie is de fundering van elk project
Omdat Van Rhijn Bouw verantwoordelijk is voor het hele traject, van projectontwikkeling en ontwerp tot uitvoering, gaat het om een grote hoeveelheid en verscheidenheid aan informatie. Informatie die ook nog eens voor meerdere partijen beschikbaar moet zijn. Bovendien is de informatie continue onderhevig aan verandering. Het is geen uitzondering dat bij een project zo’n 15.000 documenten betrokken zijn in verschillende vormen, formaten en versies.
Van Rhijn Bouw merkte dat het steeds moeilijker werd om overzicht te houden in de enorme stroom aan documenten en informatie, terwijl de wet- en regelgeving steeds meer druk legt op transparantie en compliancy.
Hoe vinden betrokken partijen snel de juiste stukken terug en hoe weten zij wat de laatste versie is? Daarbovenop komt de complexiteit van de sector: uiteenlopende certificeringen, normeringen, landelijke en lokale wet- en regelgeving. Dit maakt het belang van zorgvuldig en gecontroleerd documentbeheer alleen maar groter.
“Lange tijd konden we goed uit de voeten met onze vaste mappenstructuur in Verkenner en met Microsoft Outlook om informatie via de mail te delen, maar door groei en digitalisering voldeed die werkwijze niet meer”.
Arnold Hoekstra, systeembeheerder Van Rhijn Bouw
Bouwen aan informatiebeheer
Van Rhijn Bouw ging op zoek naar een softwareoplossing die een snelle, actuele en correcte informatiestroom mogelijk zou maken én het aantal e-mails met gedeelde of teruggestuurde documenten vanuit samenwerkingspartners zou verminderen. De wens was dat de opbouw van de nieuwe omgeving niet te veel zou afwijken van de mappenstructuur in het bekende windows verkenner.
Van Rhijn Bouw koos voor M-files en Hubshare en schakelde Yielder in voor de installatie en implementatie.
“Ze wisten bij Yielder goed de vertaling te maken tussen onze wensen en de techniek.”
Arnold Hoekstra
Systeembeheerder bij Van Rhijn Bouw
Over M-Files
Met M-Files werkt de organisatie altijd met de meest actuele versie van een document. Elke wijziging wordt automatisch gelogd, inclusief wie het wijzigde en wanneer. Dit biedt volledig inzicht in de revisiegeschiedenis en ondersteunt workflows voor goedkeuring, publicatie en archivering.
Geavanceerde toegangscontrole
Toegang tot documenten wordt automatisch geregeld op basis van rol, team, documenttype of metadata. Rechten worden aangepast zodra bijvoorbeeld een projectstatus verandert. Dankzij ondersteuning voor Single Sign-On (SSO), tweefactorauthenticatie en fijnmazige toegangscontrole blijft gevoelige informatie goed beschermd, tot op documentniveau.
Veilig delen met derden
Samenwerking met externe partijen verloopt veilig en gecontroleerd. Via portalen of beveiligde links kunnen klanten, leveranciers of auditors tijdelijk toegang krijgen tot specifieke documenten, zonder dat deze lokaal worden opgeslagen. Downloadrestricties en tijdslimieten zorgen voor extra controle.
Geautomatiseerde workflows
Belangrijke processen zoals goedkeuringen, reviews of contractverlengingen verlopen volledig geautomatiseerd. Taken en meldingen worden automatisch toegewezen, terwijl audit-trails zorgen voor volledige traceerbaarheid. Dit helpt niet alleen bij compliance, maar ook bij het voldoen aan normen zoals ISO 9001 en GDPR.
Hands-on bouwen aan de nieuwe omgeving
“Ze wisten bij Yielder goed de vertaling te maken tussen onze wensen en de techniek. Daarvoor zijn zij eerst op afdelingsniveau gaan kijken: wat hebben we, wat doen we en wat willen we? Vervolgens zijn we M-Files gaan opbouwen, inrichten en gelijk ook al gaan uitproberen. Dankzij die combinatie van inrichten en ter plekke gebruiken hebben we nu een oplossing die helemaal aansluit bij onze wensen en behoeften. Via één inlog heeft iedereen nu toegang tot alle projecten, brengen we samen de foutmarge omlaag en hoeven we ons nooit meer af te vragen of we de laatste versie van een document voor ons hebben.”
De fundering is gelegd voor een gezonde toekomst
Van Rhijn Bouw en Yielder zijn nog niet uitgebouwd. Zo werken zij samen aan een verdere uitbreiding van M-files, zoals geautomatiseerde rapporten en de inzet van AI binnen het informatiebeheersysteem.
Meer weten?
"*" geeft vereiste velden aan