RHO Adviseurs is een adviesbureau gespecialiseerd in ruimtelijke ordening. Als onafhankelijk adviesbureau helpt zij overheden, vastgoedontwikkelaars en ondernemers bij het vinden van het beste antwoord op ruimtelijke vraagstukken. We staan er niet bij stil, maar elke ruimtelijke ingreep heeft impact, waarbij je te maken krijgt met een hoeveelheid aan regels, belangen en mensen. Om het overzicht te behouden is informatiemanagement essentieel.
Uitdaging: versnipperd documentbeheer
Wanneer je organisatie groeit, groeit de hoeveelheid informatie, processen en systemen vaak net zo hard mee. Wat eerst overzichtelijk was, verandert al snel in een wirwar van documenten, tools en verantwoordelijkheden. En als je dan ook nog wordt ingehaald door de snelheid van digitalisering, loop je het risico het overzicht te verliezen. Waar staat wat? Wie is waarvoor verantwoordelijk? En hoe zorg je dat iedereen met de juiste informatie werkt? Zonder goed informatiemanagement wordt groei al snel een bron van frustratie in plaats van vooruitgang.
Dat was ook het geval bij RHO Adviseurs. “We hebben voor elk project ongelooflijk veel documenten en die slaan we nog op in standaard mappen. Iedereen maakt daarin zijn eigen keuzes en bouwt zijn eigen structuurtjes. Mensen slaan op verschillende plekken dezelfde dingen op”, verklaart Gretl Leeuwangh, Manager Bedrijfsvoering bij RHO-adviseurs. Dat betekende niet alleen dat documenten slecht vindbaar waren, er ontstond ook een wildgroei aan versies en dubbelingen.
“Het is heel jammer als jij ‘s avonds nog een laatste aanpassing doet, en dat blijkt de volgende ochtend in de verkeerde versie van het document te zijn.”
Linda de Jong, Adviseur bij RHO Adviseurs
De oplossing
Met M-Files sla je efficiënter op en ben je beter vindbaar
Aan de hand van de wensenlijst en een grondige selectie koos RHO Adviseurs voor M-Files, geleverd door voorkeursleverancier Yielder (voorheen PCI). Met M-Files werk je altijd met de meest actuele versie van een document. Elke wijziging wordt automatisch gelogd, inclusief wie het wijzigde en wanneer. Dit biedt volledig inzicht in de revisiegeschiedenis en ondersteunt workflows voor goedkeuring, publicatie en archivering.
“We merkten hoe frustrerend het was voor adviseurs om documenten niet terug te kunnen vinden. Dat we die frustratie kunnen wegnemen met een oplossing als M-Files, dáár doen we het voor.”
Egbert van den Bosch, Manager Digital Transformation Services Yielder
Nog meer voordelen van M-Files
De toegang beheren: Toegang tot documenten wordt automatisch geregeld op basis van rol, team, documenttype of metadata. Rechten worden aangepast zodra bijvoorbeeld een projectstatus verandert. Dankzij ondersteuning voor Single Sign-On (SSO), tweefactorauthenticatie en fijnmazige toegangscontrole blijft gevoelige informatie goed beschermd, tot op documentniveau.
Veilig delen met derden: Samenwerking met externe partijen verloopt veilig en gecontroleerd. Via portalen of beveiligde links kunnen klanten, leveranciers of auditors tijdelijk toegang krijgen tot specifieke documenten, zonder dat deze lokaal worden opgeslagen. Downloadrestricties en tijdslimieten zorgen voor extra controle.
Geautomatiseerde workflows: Belangrijke processen zoals goedkeuringen, reviews of contractverlengingen verlopen volledig geautomatiseerd. Taken en meldingen worden automatisch toegewezen, terwijl audit-trails zorgen voor volledige traceerbaarheid. Dit helpt niet alleen bij compliance, maar ook bij het voldoen aan normen zoals ISO 9001 en GDPR.
Samenwerking: samen, snel en flexibel
De inrichting van M-Files gebeurde in nauwe samenwerking met Yielder. De consultant van Yielder dacht mee, paste aan waar nodig en nam de tijd voor een zorgvuldige implementatie. De betrokkenheid bleef niet alleen bij de implementatie. Als we hulp nodig hadden, was het meestal binnen het uur geregeld.
“Fijn dat zo’n partij echt de tijd neemt voor die aanloop tot implementatie. Maar ook als we belden: we hebben je nodig. Dan was het geregeld, binnen het uur. Dat is niet bij elke leverancier zo. ”
Gretl Leewangh, Manager Bedrijfsvoering bij RHO Adviseurs
Resultaat: meer efficiëntie en betrokkenheid
- Minder opslagruimte
- Snellere documentverwerking
- Meer grip op taken en deadlines
Dankzij M-Files heeft RHO Adviseurs documentbeheer getransformeerd van een rommelige mappenstructuur naar een slimme, efficiënte werkwijze. De samenwerking met Yielder verliep soepel en gaf het team het vertrouwen dat ze écht geholpen werden.
Meer weten?
Ben je benieuwd geworden naar de mogelijkheden die wij voor jouw organisatie kunnen betekenen op het gebied van IT & Communication? Neem dan contact met ons op.
"*" geeft vereiste velden aan